Hay reuniones que duran tanto que al terminar nadie recuerda qué se decidió.
Se abre un tema, aparece otro, alguien comparte pantalla y veinte minutos después seguimos mirando un correo que solo afectaba a dos personas.
La duración no es el problema por sí sola.
El problema es una reunión sin dirección.
Empieza con una agenda
Antes de convocar, define qué temas necesitan conversación.
Una agenda no tiene que ser complicada.
Basta con indicar:
- Objetivo de la reunión.
- Puntos que se tratarán.
- Decisiones necesarias.
- Personas imprescindibles.
- Duración prevista.
- Material que debe revisarse antes.
Si no puedes explicar el objetivo en una frase, quizá todavía no necesitas la reunión.
Invita a quien pueda aportar
No metas a diez personas por seguridad.
Cada asistente tiene un coste y una interrupción.
Quien solo necesita conocer el resultado puede recibir el acta.
Quien debe tomar una decisión sí necesita estar.
Controla los desvíos
Durante la reunión aparecerán temas relacionados.
Algunos deben resolverse. Otros merecen una conversación aparte.
Crea una lista de asuntos pendientes y evita que secuestren el objetivo principal.
Una buena reunión no resuelve todo. Resuelve aquello para lo que fue convocada.
Decide, reparte y fecha
Hablar no es avanzar.
Cada punto debería terminar en una decisión, una acción o una conclusión clara.
Si hay una tarea, asigna responsable.
Si hay una revisión, fija fecha.
Si falta información, indica quién la conseguirá y cuándo.
La mini acta
No necesitas transcribir la llamada.
Una mini acta puede contener asistentes, decisiones, acciones, responsables y fechas.
Enviarla al terminar evita interpretaciones distintas y permite que quien no asistió se ponga al día.
Cuándo una reunión larga sí tiene sentido
Un taller de arquitectura, una planificación o una resolución de incidente pueden necesitar más tiempo.
En esos casos conviene incluir descansos, bloques claros y resultados intermedios.
Lo improductivo no es superar treinta minutos.
Lo improductivo es consumir dos horas sin producir una decisión.
Respeta el tiempo como respetas el presupuesto.
Porque una reunión de diez personas durante dos horas no son dos horas.
Son veinte horas de trabajo.
Convoca con objetivo. Conduce con agenda. Cierra con acciones.
